Как научиться делать все быстро и сразу

Сегодня все чаще от устраивающихся на работу сотрудников работодатель требует наличие навыка «многозадачности». Конечно, умение делать сразу несколько дел одновременно, держать в голове различные задачи и выполнять их — навык, безусловно, полезный. Однако высказываются мнения, что многозадачность — враг эффективности. Общественная служба новостей разобралась, как научиться делать все быстро, сразу и не в ущерб себе.

Что такое многозадачность

Многозадачность — это умение выполнять сразу несколько дел либо быстро переключаться между ними. Считается, что такой подход повышает продуктивность, а работа становится эффективнее.

«В современном мире многозадачность — довольно обыденное явление. Простой пример: студентам приходится выполнять несколько домашних заданий на один и тот же учебный день по разным дисциплинам. Это полезное качество помогает оперативно решать актуальные задачи, серьезно экономить время и быть в курсе всех насущных проблем. Самые востребованные и распространенные профессии подразумевают решение их представителями нескольких задач одновременно. К их числу относятся преподаватели, руководители разного уровня, госслужащие, представители коммерческого сектора экономики. Многозадачность отсутствует только в некоторых профессиях, не требующих специальной подготовки, в которых деятельность однообразна и последовательна», — рассказывает кандидат психологических наук, доцент, и. о. заведующего кафедрой психологии труда и психологического консультирования Государственного университета просвещения Вадим Киселев.

С многозадачностью мы сталкиваемся практически каждый день, иногда сами этого не замечая. Например, мы можем одновременно завтракать, читать новости и слушать радио или подкасты. На работе многозадачность может проявляться, например, в одновременном составлении отчета, ответах на электронную почту и обсуждении дел с коллегами в общем чате.

Минусы многозадачности

Несмотря на кажущуюся полезность, многозадачность может привести и к негативным последствиям. Дело в том, что человеческий мозг эффективнее всего работает в случаях, когда ему приходится решать лишь одну задачу. Делая два-три дела сразу, мы распыляем свое внимание, не уделяя должного внимания каждой из задач.

В числе негативных последствий многозадачности:

• Снижение продуктивности из-за рассеивания внимания.
• Повышение риска совершить ошибку, так как каждому из дел уделяется меньше времени и внимания.
• Увеличение времени на решение задачи, так как моментально переключаться между различными делами не получится.
• Рост уровня стресса, например, из-за нехватки времени на выполнение всех поставленных задач, особенно срочных и требующих безотлагательного решения.
• Повышенная утомляемость и копящаяся усталость, для устранения которых требуется больше времени на отдых.
• Снижение качества работы.

Планирование вместо многозадачности

Сегодня все больше специалистов склоняются к тому, что развивать многозадачность не нужно. Вместо этого лучше научиться грамотному планированию и распределению своего времени.

«Для того чтобы минимизировать риски, возникающие вследствие многозадачности, рекомендуется четко планировать время на решение отдельных задач, начинать с наиболее значимых, переходя к менее важным, а если все задачи равноценны, то идти от простого к сложному. Не забывать переключаться и делать перерывы на отдых, чтобы не израсходовать раньше времени свою энергию в ходе интенсивной работы и избежать эмоционального выгорания», — советует Вадим Киселев.

Как избежать негативных последствий многозадачности

Иногда даже при четком планировании без включения режима многозадачности попросту не обойтись. Однако можно минимизировать негативные последствия, соблюдая ряд правил:

1.  Разделите задачи по приоритетности. В первой половине дня постарайтесь сделать те дела, которые требуют большего погружения и внимания. Не забывайте чередовать сложные задачи с более легкими, чтобы мозг успевал отдохнуть. Полезным может оказаться четкий график, расписанный буквально по часам, где каждая часть рабочего дня будет отдана исключительно под одну задачу или перерыв. К тому же четкие временные ограничения станут дополнительным стимулом борьбы с прокрастинацией и ленью.

2.  Не отвлекайтесь на то, что может быть сделано позже. Также полезно будет попросить коллег не тревожить вас вопросами, которые могут подождать, отвлекая лишь ради действительно важных дел, требующих немедленного решения. Не лишним будет выключить на время выполнения важной работы уведомления мессенджеров в телефоне.

3.  Составьте график, когда от вас может потребоваться многозадачность. Это может быть период сдачи ежемесячного отчета или завершающая стадия большого проекта. На это время лучше не планировать себе другие дела, которые потребуют от вас глубокой вовлеченности, например, проведение ремонта дома или планирование отпуска.

4.  Не выбивайтесь из сил и не геройствуйте. Если вы понимаете, что у вас уже достаточно дел, требующих решения, а руководство поручает вам еще несколько сложных задач, не стесняйтесь и объясните, что не готовы браться за новые начинания, пока не закончите со старыми. Помните, что многозадачность — это не жесткое требование, а сугубо ваша личная инициатива. Хорошим аргументом в этом случае может стать объяснение, что лучше вы выполните данные задачи чуть позже, но эффективнее, чем будете заниматься ими в авральном порядке.

5.  Делегируйте свои полномочия как на работе, так и дома. Наверняка часть дел можно поручить вашему коллеге, хотя бы те, которые не требуют серьезных навыков и не занимают много времени. То же самое и с домашними делами: договоритесь с близкими, что в этот период вы не сможете выполнять часть своих обязанностей по дому, так как вам потребуется больше времени на отдых и восстановление после работы.

6.  Отдыхайте. Хороший отдых — залог хорошей работы. Уставший и выгоревший сотрудник не будет эффективен на все сто процентов.